13º Publicação - Outsourcing

 

Nas minhas duas anteriores publicações, partilhei convosco as vantagens e desvantagens de ter o vosso departamento de contabilidade suportado pêlos Vossos próprios quadros e, adicionalmente, sobre a noção de materialidade de um contabilista versus a de um Controller ou Director Financeiro.

Hoje quero partilhar convosco a noção de terem um departamento de Contabilidade em regime de Outsourcing. Este também dependerá da dimensão das Vossas operações.

Normalmente, as Organizações têm pessoal qualificado para proceder à facturação e às respectivascobranças, assim como o processamento salarial. o contabilista apenas  terá que ter o cuidado da integração destes documentos no módulo de contabilidade.

No que se refere ao registo de facturas e outros documentos de terceiros, terá que existir um profissional dentro da Organização que recolha os documentos dos fornecedores para que a empresa que presta os serviços, em regime de outsourcing, proceda uma a duas vezes por mês ao registo dos mesmos. isto para não dizer aquelas empresas que têm módulos de registo destes documentos e na qual o contabilista apenas se concentra na sua correcta integração na contabilidade.

Caso a sua empresa tenha no seu ERP os módulos de terceiros, recursos humanos, facturação e outros é necessário um investimento na cuidada parametrização dos módulos para que estes possam facilmente, sem erros, se integrarem no módulo da contabilidade. 

Muitas vezes acontece, como por mim experimentado, não existe comunicação entre as necessidades da Organização, em relação a informação financeira e, pela empresa responsável na sua correcta parametrização, também em regime de outsourcing, Este é um processo que normalmente envolve a Gestão Financeira, a Contabilidade e a empresa que procede às respectivas parametrizações.

O módulo da contabilidade é o que oficialmente  vale, mesmo que não se tenha integrado correctamente os documentos atrás mencionados. os ERP´s têm normalmente um relatório que menciona todos os erros acontecidos quando na integração na contabilidade e apossibilidade de corrigir os erros e, posteriormente, verificar as causas de tais erros e corrigir as respectivas parametrizações.

Votando à questão da Contabilidade em regime de outsourcing, estas empresas têm a vantagem de estarem sempre actualizados em relação às actualizações necessárias em regime SNC, pois têm um planeamento de formação, que até é obrigatório segundo a sua Ordem e, simultaneamente, representarem um custo mais baixo em relação ao custo de ter um ou mais contabilistas dentro dos quadros de uma Organização.

Estes normalmente organizam a informação de forma que lhes possa facilitar os reportes fiscais obrigatórios, limitando a informação de gestão necessária para que a liderança de uma Organização possa tomar as decisões correctas em tempo útil, o que para mim não deve ultrapassar os 15 dias úteis do mês seguinte.

Normalmente, as empresas de caracter familiar, conhecidas no nosso tecido empresarial como PME, são pessoas que têm uma natureza comercial. Acreditam que o mundo empresarial depende do volume de vendas e que a gestão financeira é baseada em se a empresa apresenta lucros ou prejuízos contabilísticos, não olhando para o pormenor e para a composição dos seus proveitos e custos e de todos os riscos associados ao mesmo.

Adicionalmente, estas empresas não estão preparadas para analisar a evolução das suas contas de balanço como um todo, ou seja, o seu Prazo médio de recebimentos (PMR) ou de pagamentos (PMP), como estão o seu nível de investimento em stocks, e o risco associado a estes três itens do balanço, na qual, além do lucro gerado, têm uma importância capital na geração de cash para a empresa poder, ou não, suportar o seu negócio no futuro.

Uma empresa em regime de outsourcing pode até alertar a gestão para estes factos, mas as decisões como as poder rectificar, normalmente as deixam para os Gestores.

Está errado? Não, apenas é como funcionam a maioria das empresas de contabilidade, em regime de outsourcing em Portugal.

Por isso é necessário ter um Controller ou Director Financeiro, para que possa efectuar a ponte entre o que os contabilistas processam, o seu respectivo timing e o que a liderança de uma Organização necessita para tomar as suas decisões em tempo útil.

Normalmente as empresas de contabilidade andam ao ritmo das entregas obrigatórias de IVA, ou seja, dois meses de atraso ao que eu considero necessário.

Porquê?

Porque passado dois meses continuamos a tomar decisões com base numa informação que poderá não estar correcta, como o correcto preço de venda em relação ao preço de custo dos produtos ou do custo da sua produção, o volume de negócios possa ter crescido mas não se conseguiu analisar o nível de investimento que efectuámos em créditos cedidos aos clientes e o seu estrangulamento na tesouraria para fazer face aos compromissos com os fornecedores e todos os riscos associados à falta de informação em tempo útil.

Toda a gente não sabe de tudo, como por exemplo, eu como Controller e/ou Director Financeiro sei definir o que é necessário na parametrização dos nossos ERPs, mas é impossível de conhecer todos os ERP´s que existem no mercado, mas tenho conhecimento dos processos administrativos, das questões associadas com o SNC, IFRS e até USGAAP, necessitando dos técnicos de informática para me ajudar a entender como se consegue os parametrizar, pois cada sistema seja os de médio porte, como seja o Primavera, os do CEGID, PHC e outros, como seja os de grande porte ( Oracle, SAP, JD Edwards, etc) têm as especificidades e necessidades de parametrização técnica.

Sei as necessidades dos contabilistas, nomeadamente das questões fiscais que têm de reportar, como seja o SAFT mensal, o IVA mensal, os impostos a serem calculados em IRC e IRS e tenho a visão de orientar uma organização financeira para os objectivos projectados péla liderança de uma Organização.

Outra grande vantagem é de não ter um custo fixo elevado com a operação de contabilidade e, simultaneamente, ter a vantagem de não ter que se preocupar com a formação destes técnicos e, simultaneamente, não ter que se preocupar com a sua evolução de carreira, pois estes se encontram numa pirâmide paralela à vossa Organização.

Uma desvantagem é de não controlar a satisfação dos técnicos que trabalham consigo em regime de Outsourcing e quando se está já habituado a trabalhar com um técnico, este, por motivos alheios à tua Organização, decide sair da empresa de outsourcing e muitas vezes tem de se ajustar ao novo técnico nomeado pela empresa de Outsourcing.

Claro que estas desvantagens é possível de minimizar tendo uma pessoa como eu a implementar processos que não só satisfaçam os objectivos da empresa, mas, simultaneamente, possam satisfazer as necessidades do nosso fornecedor de Outsourcing.

Amanhã partilharei a vantagem do prolongamento da contabilidade em regime de Outsourcing para o Insourcing.

Vemo-nos amanhã