9ª Publicação - Implentação de Processos

 

Na minha anterior publicação, no que se refere à RTP, mencionei que a liderança está na capacidade de servir a nossa Organização e de igual modo servir todas as Direcções, tendo sempre em foco o objectivo maior, o da Organização.

A verdade é que com a minha comunicação e energia empática, mas simultaneamente assertiva, consegui num mundo empresarial de mais de 1200 colabores consegui obter o reconhecimento do Presidente de Administração da RTP, o Dr. João Carlos Silva, como o único Director por Eles recrutado que efectivamente parecia como um “peixe dentro de água”.

A verdade é com a minha comunicação assertiva conseguia partilhar o que pretendia e, de igual forma, ter a capacidade para escutar o que os diferentes Directores da Organização necessitavam e como os podia ajudar a alcançar os seus objectivos, nunca esquecendo dos objectivos maiores, o da Organização.

Neste seguimento, como relatado na minha publicação anterior, o maior desafio, de forma a que pudéssemos recuperar a contabilidade de 180 dias, a perder de vista, para 10 dias uteis de trabalho foi necessário implementar ovos procedimentos na adjudicação de compras, na qual todas as notas encomenda, tanto por mail como por papel, tinham que passar a ser partilhados com a Direcção financeira e todas as respectiva facturas dos fornecedores tinham que obrigatoriamente passar pela direcção financeira, para que o seu tratamento contabilístico e para pôr a pagamento fosse mais bem controlado e facilitado.

Claro que todas as facturas, para que fossem aprovadas tinham que manter o nível de aprovação definido no manual de procedimentos que aprovei junto da Administração.

Uma vez cumpridos os requisitos de aprovação e uma vez recepcionadas as facturas e “casadas” com as notas de encomenda, eram validadas pelas direcções que tinham encomendado o serviço ou produto.

Caso as facturas não entrassem pela Direcção financeira, mas pelas Direcções, estas só eram dadas como entradas na data em que chegavam à Direcção e o seu prazo de pagamento só era contada a partir desta data. Claro que quando implementei este procedimento enviei a informação para os fornecedores para que eles ficassem consciente das vantagens de fazerem entrar as facturas pela direcção financeira.Foi fácil implementar este processo? Não. Mas mais uma vez foi necessário definir o objectivo com a Administração, na qual queriam a contabilidade recuperada e disponível nos 10 dias uteis do mês seguinte ao fecho.

Para que tal fosse possível tinha que se alterar o processo de compras, registo das encomendas e das respectivas facturas. Foi necessário fazer um mail interno para as Direcções de forma que quaisquer dúvidas seriam esclarecidas na reunião ao qual os convoquei. Para surpresa minha 85% dos directores apareceram na reunião, deram os seus inputs ao manual de procedimentos e, este, foi ajustado ao que era possível de ajustar, explicando sempre o que não era possível, tendo em consideração o objectivo final definido pela Administração.

Entretanto apareceu uma surpresa. Querem saber qual’

Estejam atentos à minha próxima publicação.

Caso considerem que gostariam de implementar controles de processos novos e não sabem como, seja porque não tem profissionais qualificados, seja porque existe uma apetência para a resistência seja pela razão que você melhor conhece na sua Organização, contacte-me, pois, a minha experiência na resolução de conflitos e implementação de novos processos tem uma taxa elevada de sucesso.

Vemo-nos amanhã